Hepimiz günün her saati birkaç kez belki daha fazla e-postalarımızı kontrol ediyoruz, hatta ekranlarımızda bir tarafta sürekli açık duruyorlar. Bu durumda bile yeni bir e-posta geldi mi diye kontrol ederken, kendimizi sürekli ekranlar arasında gidip gelirken buluyoruz. Gülmeden önce neden e-postalarımızı bu kadar sık kontrol ettiğimizi düşünelim. E-posta kutumuzu bu kadar sık kontrol etmek için kontrol edilemez bu dürtünün birbiri ile ilişkili nedenleri var;

1- Yapılacaklar listemizden ne kadarını tamamladığımızı görüp başarılı hissetmek isteriz. Bir e-postaya yanıt vermek ve dosyalamak, gelen kutusundaki dağınıklığımızı etkili bir şekilde "temizlemek" iyi hissettiriyor. E-postalar, iş günümüz içinde küçük ve ulaşılabilir hedefleri tamamlayarak günü devam ettirmemizi sağlar.

2- Kontrolümüz altında olduğunu hissetmek. Birçok rekabetçi talep arasında işimize odaklanmanın zorluğu, başkalarının beklentileri ile ilgilenmemizin beklendiğini bilmek, bizi daha kontrol edebileceğimiz işlerimizi tamamlayacağımız bir noktaya taşıyabilir. Bu şekilde düşünmenin yarattığı problem, kontrolü hissedeceğimiz noktaya gelebilmemiz için e-postaların durmayıp sürekli gelmeye devam etmesi.

3- Kendimizi değerli ve ihtiyaç duyulan kişi hissetmemiz. Dikkat süremiz çok uzun olmayabilir, hatta şu dönem, bu zorlu ortamda daha da kısa olabilir. Daha fazla dikkatimizi yoğunlaştırmamız gereken işlerin arasında, daha az dikkatimizi ve öz disiplinimizi gerektiren e-postaları iyi bir dikkat dağıtıcı olarak görebiliriz. Başka bir değişle zorlayan yada daha büyük işlerin arasında e-postaları bir mola olarak görüyor olabiliriz.

E-postalar bizi yönetmesin

Artık neden e-postalarımızı bu kadar sık kontrol ettiğimizi bildiğimize göre onlarla ilgili daha bilinçli hareket etmemize yardımcı olacak bazı sistemler kurabiliriz. Aşağıda bununla ilgili bazı ip uçları bulabilirsiniz;

1- E-postanızı yapılacak işler listesi olarak kullanmayın

Eğer listeleri seven bir insan iseniz, günlük ajandanıza “e-postalara cevap ver” diye bir madde ekleyin. Bunun için gün içinde 3-4 kez 20 dakikalık süreler belirleyin. Başka bir deyişle e-postaların her birini kendi başına birer mikro iş olmaktan çıkartıp, e-postalara cevap verme işini tek bir iş haline getirin. Bu yapılacaklar listesini kontrol etmek kadar mutlu edecektir. Ancak bu e-postaların ve yanıtlarının ara ara gelmeye devam etmesiyle zaman kaybına neden olabilir. Önemli olan işinizin ne sıklıkla maillerinizi kontrol etmenizi ve yanıt vermenizi gerektirdiğine göre ayarlayabilmenizdir. Eğer müşteri hizmetleri ile ilgili bir alanda çalışıyorsanız ve işinizi önceliği müşterilerin taleplerine yanıt vermek ise elbette e-postalarınıza bakma sıklığınız, proje ya da yaratıcılıkla ilgili çalışan kişilerden daha fazla olacaktır.

2- Gelen posta kutunuzu açık bırakmayın

Sürekli açık olduğunda kontrol etme ihtiyacı hissetmeniz kolaylaşır. Sadece yukarıda önerildiği gibi programladığınız aralıklar ile gelen kutunuzu açın. Nasıl planlamıştık? Günde birkaç kez kontrol edip tekrar işimize dönerek. Şu anda bir çoğumuz evimizin penceresinden gelenlere bakar şekilde çalışıyoruz. Acaba gelen kutumuza bir e-posta kişisi geldi mi diye bakıyoruz. Bu şekilde gün içinde harcadığımız gücün olması gerekenden daha fazlasını bu e-posta kişilerine veriyoruz. Dikkatimizi ve kontrolümüzü yeniden kazanma zamanı...

3- Kendinizi yeniden tanıyın

Sabit bir e-posta denetleyicisi olarak kimliğinizi biraz daha gözden geçirdiğinizde e-posta ile çok fazla zaman harcamak istemeyeceğiniz için şimdi sahip olduğunuz ekstra süreyi nasıl kullanacağınızı düşünün. Başarabileceğiniz hangi projeler var? E- postalara ayırdığınız zaman azaldığında ne kadar fazla fayda yaratabileceksiniz kendiniz ve sevdikleriniz için? Bilinçsiz e-posta kontrolünüz olmadan odaklanma seviyeniz, işleri bitirme kapasiteniz, ilişkilerinizdeki başarı seviyesi ne kadar artacak? Zoom toplantılarınız, aileniz ile geçirdiğiniz süre yada yapılacak işler listeniz ne kadar değişecek? Kısacası kendinize dürüst olun, e-posta kontrolü için daha az zaman harcadığınızda daha değerli kazanımlar elde edebileceksiniz.

E-postalar sürekli ve acımasızdır. Zararları da sürekli ve acımasız olacaktır. Kendinizi mevcut iş gerçekliğinde yeniden planlamaya çalışırken, e-postanın sizin için çalışmasını sağlamak için yukarıda tartışılanları düşünün – sizin e-postalar için çalışmanızı değil.