Covid-19 salgını ve sonrasındaki “yeni normal” denilen düzene geçişle birlikte “Hiçbir şeye yetişemiyorum” diyenlerin sayısı arttı. Evden çalışma deneyimleri, ev işlerinin tümünü üstlenme, okulların erken kapanması, sınavlara hazırlıkla birlikte zaman yönetimi konusu tekrar önemli hale geldi. Herkes kendi ölçüsünde ‘yeni normali’ yaşamaya çalışırken, modern yaşamdaki “Yetişememe sendromu” da yeni bir hale büründü. Uzman İlişkiler, Kurum, Yönetici ve Yaşam Koçu Ebru Erşin ile görüştük ve kendisinden bireysel zaman yönetimiyle ilgili tavsiyeler aldık.

“Evden çalışma sistemi ve Covid-19 salgını sebebiyle izolasyon şartları, en yenilikçi olanından değişime en zor adapte olabilen kişilere kadar herkes tarafından zorunlu olarak deneyimlendi. ‘Bu durum daha ne kadar sürecek?’ sorusu ve zorunluluk hali bizlerde sıkışıklık duygusu, kaygı ve strese sebep oldu. Evde kalınan dönemde elde edilen deneyim ve gözlem sayesinde artık evden çalışma modelinin kalıcı olacağı ve yaşananların, içinden geçtiğimiz dijital çağ, hız ve zaman yönetimi gereksinimlerine büyük katkı sağlayacağını düşünüyorum.” diyen Erşin’e göre; değişen alışkanlıklar, işimiz, sınavlara hazırlık, çocukların eğitimi, yeni duruma adaptasyon ve değişen düşünceler beraberinde birçok sorun ve zorluğu da beraberinde getirdi. Yeni duruma uygun ve önceden hazırlanmış bir eylem planımız olmadığı için de zamanımızı yönetmekle ilgili sorunlar yaşadık ve kendimizi bir karmaşanın içinde bulduk. Zorlukların yanında, dezavantajları fırsata dönüştürdüğümüz durumlar da yaşadık.

“Hiçbir şeye yetişemiyorum” diyenler için zaman yönetimi

"Zaman herkesin eşit şekilde sahip olduğu tek soyut kavramdır. Geri gelmez. Tam burada ‘Keşke’ler zihnimizde uçuşmaya başlar. ‘Keşke spor yapsaydım, keşke daha fazla çalışabilseydim, keşke diyet yapsaydım’ gibi… Zaman yönetimi ise belirli faaliyetler için harcanan zamanı planlama, organize etme ve kontrol etme sürecidir.” diyen Koç Ebru Erşin, zamanı etkin kullanmanın önüne geçen sebepleri şöyle sıralıyor;

1. Atalet – eylemsizlik hali: Eylemsizlik hali, beraberinde ertelemeyi getirir. Bir şeyi yapmak istediğiniz halde, her seferinde harekete geçememe ve eylemi erteleme durumudur.

2. Motivasyon düşüklüğü: “Hiçbir şey yapacak halim yok. Zaten yetiştiremiyorum. Çok Yoruldum. Aynı anda birçok şey yapmaya çalışıyorum.” deme hali, beraberinde stres de getirir.

3. Hedef belirlememe: Aciliyeti olan ve olmayan konuların sırasının belirlenmemesi, hedeflerin belli olmaması durumudur.

4. Fizyolojik ihtiyaçların karşılanmaması: Yetersiz uyku ve zihni toparlayamamak, zamanı yönetmek için gereken şeylerin önüne geçer.

5. Dijital araçların etkisiz kullanımı: Sosyal medyada amaç dışında geçirilen fazla zaman dolayısıyla yeterli doygunluğun sağlanamaması da hiçbir şeye yetişememe halinin sebepleri arasına girer.

Zamanı kaliteli değerlendirdiğinizde neler olur?

Zamanı kaliteli bir şekilde yönetmenin faydaları ve artıları vardır;

• Bakış açınız değişir

• Bir sonraki planı daha büyük bir şevkle hazırlamayı sağlar. O ahengi devam ettirmek de bütüne fayda sağlar. Siz iyi olduğunuzda çevrenizdekilere de etkiniz olur.

• Kaliteli bir zaman yönetimi, stres yükünüzü azaltır. Zaman yönetimi planınızı başucu kitabınız gibi görün. Her zaman gözünüzün önünde olsun.

Zaman yönetiminin püf noktaları nelerdir?

Öncelikle ne istediğinizin ve ne kadar istediğimizin farkında olmamız gerekir. İhtiyacınız olan şey öncelikle sadece bir kalem ve kâğıttır. Gün içinde, ertesi günün tüm haftanın planını yapmak için vakit ayırmanız işlere yetişmenizi kolaylaştırır. İlk iş, bir “Yapılacaklar Listesi” oluşturmak ve yapılacak işlere mutlaka bitirme tarihi ve saatli koymaktır. Bunu yaparken hedeflerin gerçekçi olmasına özen göstermek gerekir. Bunların yanı sıra, kendinize süreye uymak konusunda meydan okuyun. Örneğin kendinize “Bunu yapmak için neyi bekliyorum? O zaman hadi!” gibi meydan okuma soruları sorun. Kendinize meydan okuduğunuzda ya kazanırsınız ya da öğrenirsiniz. Yenilgi asla yoktur. Ardından başlayın. İşte zaman yönetiminin püf noktaları;

1. Planlama

Örneğin sabah 9:00’da bir toplantınız var ve toplantı öncesinde kahvaltınızı yapmak, kahvenizi yudumlarken notlarınıza bakmak ve bu şekilde toplantıya hazırlanmak istiyorsunuz. Kendiniz için olan bu planı net bir şekilde ortaya koyarsanız, gerçekçi bir uyanma saati belirlemeniz kolay olur.

2. Karar verme ve organize etme

Yapacağınız işlerin öncelik sırasını mutlaka belirleyin. Yani önemli ve acil olan, ayrıca önemli ve acil olmayan durumları belirlemek hızlı ve etkili sonuç verir. Yaşamınızın gidişatına göre önceliklerinizi belirleyin ve tercihinizi yapın. Önem sırası ve aciliyete göre, işlere kendinizce ağırlık puanı verin. 1’den 10’a kadar bir sıralama yapabilirsiniz. Diğer önemli durumlardan biri de “Hayır” demeyi öğrenmektir. Sizi planınızın dışına çıkaracak tekliflere kibarca “Hayır” demeyi bilin.

3. Kontrol etme, denetleme ve değerlendirme

Günün sonuna geldiğinizde yaptığınız işlerin üzerini keyifle çizin veya renkli bir kalemle ‘tik’ atın. Her adımı çizdiğinizde, gördüğünüz o ‘tik’ işaretleri beyninize uyarı göndererek Dopamin etkisi yaratır. Sonrasında kendinize geri bildirimde bulunmak için şu soruları sorun: “Bugün bu planı gerçekleştirdiğimde ne hissettim? Neler oldu? Hangi durumda zamanımı etkin kullandım veya kullanamadım? Şu anda hangi duygu durumu içindeyim ve değişen ne oldu? Bu çalışma ile neleri fark ettim?” Bu soruların cevaplarını değerlendirdikten sonra, günün sonunda kendinize teşekkür edin.

Zamanı mutlulukla yönetmek nasıl mümkün olur?

• Mutlu anılarınızdan faydalanın: Örneğin iş toplantısı esnasında patronunuz gergin görünüyor ve o yönde davranıyor. Motivasyonunuzu düşürmemek için bir anınızı aklınıza getirin. Araya böyle rahatlatıcı bir düşünce katmazsanız, ardından gelecek olan bir eylem planına ortamdaki stresi taşırsınız ve büyük ihtimalle motivasyon düşüklüğü ve tıkanma yaşarsınız.

• Kendinize rahatlatıcı molalar verin ve molalarınıza sadık kalın: Molalarınızda, kahvelerinizi içerken keyifle, mutlulukla, acele etmeden içtiğinizde hissettiğiniz duygunun tarifini kendinize sorun. Hızlı içtiğiniz zamanki duygunun tarifini de yapın. Size iyi gelen hali hatırlayın ve bunu yaşamanızı sağlayacak olan kahve içme molanıza zaman ayırın. Başka bir deyişle, kendinizle olan randevunuza sadık kalın.

• Sınırlarınızı belirleyin: Mola verdiğiniz zamanları başka işleri planlamak için kullanmayın. Örneğin kitap okumayı tercih ettiyseniz, kitabınızı okurken sadece ona odaklanın ve sıradaki yapılacak işleri düşünmeyin. Zamanı geldiğinde de kitabınızla vedalaşın.

• Zamanın değerini hatırlayın: Çocuklarınız varsa, onlarla geçirdiğiniz vakit boyunca telefonunuzu sessize almaya çalışın. Sadece o anda kalmanın size verdiği keyfi fark edin. Farkındalığınız oluştukça o zaman size daha kıymetli gelecektir.

Evden çalışmayla ilgili ipuçları

Bireylere yaşam yolunda yardımcı olan koçlar, özellikle de “yetişememe problemi" olan veya hedef belirlemede zorlanan bireyler için çeşitli yöntemler kullanarak rehberlik sağlıyor. Uzman Koç Ebru Erşin bu konuda tavsiyelerine devam etmeden önce “Koçların rolü, bu yolculukta sınırlarımızı bilerek, koçluk yetkinliklerimizi kullanarak kendi araçlarımızla yol arkadaşlığı yapmaktır. Sonuçta isteyen, hedefi koyan ve eyleme geçirip başaran, bireyin kendisidir.” diyor ve evden çalışılan mesleklere ilgi duyanlar ve evden çalışmak için öneriler isteyenlere şu tavsiyelerde bulunuyor;

“Öncelikle, evden çalışma sistemi için; hayatımızda değişen koşullardan bağımsız ve önceliklerimizin belirli olduğu bir stratejik eylem planı olmalıdır. Kazandığımız öz disiplin sayesinde, zaman yönetimine bir kere alıştığımızda koşullar değişse de eylem planına uygun bir adaptasyon her zaman mümkün ve gereklidir. Öncelikle yaşam alanınızda yer alan insanlarla iş birlikçi bir yaklaşım içinde olmak gerekir. Evden çalışanlar için zamanı etkin kullanmak için yukarıda bahsettiğimiz durumlar belirlenip hareket edilmeli. Evden çalışma öncesinde sistematik bir hazırlık yapılmalı.”

Evden çalışmayı verimli hale getirmek için püf noktaları;

Home-office çalışma düzenini oturtabilmek için evin içinde bir gezintiye çıkın ve kendinize çalışma alanı seçin. Burası sizin süresiz özel alanınız olmalı.

Çalışma saatlerinizi belirleyin. Eğer işvereniniz tarafından belirlenmiş çalışma saatleri yoksa, gününüzü planlamak size aittir. “Biraz sabah, biraz akşam” gibi bir düzensiz çalışma programı sadece işinizi değil, tüm gününüzü etkiler.

İşlerinizle ilgili düzenli bir listeniz olsun. Her akşam, bir sonraki çalışma gününü planlayın. Günün koşuşturmacası başlayıp dikkatiniz dağılmadan önce, yapmanız gerekenler hakkında somut bir fikriniz olur.

Yarı resmi giyinerek, evden çıkarak işe gider gibi hazırlanmak, kendi bakımınıza ihtiyaç duyduğunuz kadar özenmek, zihinsel olarak çalışma moduna girmenize yardımcı olur.

Yoğun saatleri, kendinizi en iyi hissettiğiniz, üretkenliğinizin en yüksek olduğu zaman dilimini belirleyin ve bunlara daha zorlu olan görevleri koyun.

Çalışma saatlerinde ev işlerinden mümkün olduğunca kaçının.

Her iş gününün sonunda masanızı toparlayın. Ana fikir, ertesi sabah masanızı temiz, düzenli iş yeriniz olarak bulmak olmalı.

Üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarmak için gerekli zamanlarda küçük molalar vermeyi ihmal etmeyin. Bunu mümkün olduğunca aynı saatlerde yapmaya özen gösterin. Her seferinde göreve odaklanın. İnsan aynı anda tek bir şeyi etkili olarak yapabilir, bunu unutmayın.

Bilgisayarınızın ekranında sadece çalışacağınız pencereyi açın.

Esnek olun. Evden çalışma koşullarına bağlı olarak gününüz planladığınız gibi gitmeyebilir. Esnek bir iş planına sahip olursanız, gerekli durumlarda adapte olmanız da o derece kolaylaşır.Evden çalışmanın pek çok faydası vardır ancak net ve düzenli bir iş akışı sağlayamaz ve odaklanamazsanız dikkat dağıtıcı bir okyanusla karşı karşıya kalabileceğinizi unutmayın.

“Her şeye rağmen ve tedbirlere rağmen ters giden bir şeyler olduğunda stresin bizi yol haritamızdan çıkarmaması için kararlı, doğal ve samimi olmayı tercih etmeliyiz. Örneğin evde küçük çocuğunuzla çalışıyorsanız, toplantı esnasında ağlayarak yanınıza geliyorsa ve başka da alternatifiniz yoksa, kucağınıza alıp toplantıya bir süre devam etmek en doğru tercih olabilir. Doğal akışta olduğunuzda da en verimli şekilde bitirebilirsiniz. Anda kalın ve strese girmeyin.”

Hazırlayan: Senem Tahmaz